Ook Gedenkbos De Spinder ontkomt er niet aan om enkele uitgangspunten op een rijtje te zetten, zodat voor iedereen duidelijk is wat er wel en niet de bedoeling is in het Gedenkbos.
Looptijd overeenkomst
Een overeenkomst voor een gedenkplek loopt voor een periode van 5 jaar. Voor die periode wordt een bijdrage gevraagd in de kosten (in 2021: € 200 voor een gedenkveld van ongeveer 10 m2; € 250 voor een groter gedenkveld van ongeveer 15 m2).
Het is mogelijk de overeenkomst te verlengen met een periode van 5 jaar voor de bijdrage die dan van toepassing is. De overeenkomst kan ook aan het begin meteen voor 10 jaar afgesloten tegen de bijdrage die op dat moment geldt voor 2 x 5 jaar. Wordt een overeenkomst niet verlengd, dan gaat het gedenkveld na de overeengekomen periode van 5 of 10 jaar op in de omringende natuur en worden de geplante bomen en struiken een natuurlijk onderdeel van het landgoed.
Het gecreëerde gedenkveld is exclusief gereserveerd voor degene die de vergoeding voor het veldje betaald heeft; hij/zij mag zelf bepalen van hoeveel personen op het veldje as wordt begraven.
Verantwoordelijkheid
Gedenkbos De Spinder probeert door enkele hekken en slagbomen ongewenste bezoekers te weren, maar kan niet verantwoordelijk gehouden worden voor vernieling, beschadiging of diefstal van zaken die op de gedenkplekken zijn geplaatst.
De gedenkplaatsen worden onderhouden door een aantal vrijwilligers van de stichting Gedenkbos De Spinder. Indien de stichting onverhoopt door overmacht of onvoorziene omstandigheden niet meer in staat zou zijn het Gedenkbos te onderhouden, dan brengt dat voor de organisatie geen verplichtingen met zich mee, zoals terugbetaling van de financiële bijdrage. De gedenkplaats en de geplante gedenkboom gaan in dat geval zonder verder onderhoud op in het omringende bos.
Een gedenkveld wordt door de vrijwilligers zo goed mogelijk verzorgd, maar bij bijzondere omstandigheden (extreme droogte, hoge grondwaterstand, grote stormschade, bosbrand) kan de organisatie niet verantwoordelijk gehouden worden voor het behoud of het vervangen van een geplante boom.
Materiaalgebruik
Het streven is dat op een plantveldje een of meerdere bomen of struiken worden geplaatst om iemand te gedenken. Maar behalve deze plantingen zijn ook andere gedenkuitingen toegestaan van natuurlijke materialen die in de loop van de tijd kunnen worden opgenomen in de natuur, zoals hout en riet. Een gedenkveld mag ook worden voorzien van een houten bankje, boomstam, houtschijven en andere houten of natuurlijke gedenkvoorwerpen. In gevallen van twijfel beslist de beheerder. Alle activiteiten buiten de houtwal van een gedenkveldje zijn voorbehouden aan de beheerders.
Gebruik van vuur (bijvoorbeeld van kaarsen) is vanwege brandgevaar niet toegestaan.
Dienstenpakket
Het plantveldje wordt voor de overeengekomen periode behouden en onderhouden: schoongehouden van opschot en afgevallen takken, houtwallen worden onderhouden en een geplante boom wordt gesnoeid indien wenselijk. Een geplante boom krijgt (de eerste tijd) water bij droogte en ook stormschade wordt zo goed mogelijk hersteld. Bij het planten van bomen of struiken wordt door de beheerders hulp geboden. Aan aanvullende verzoeken (plaatsen van een boomstam voor een plaquette, een zitstam of houten bankje) wordt tegemoetgekomen als dat mogelijk is.
Gedenkbos De Spinder is vrij toegankelijk van zonsopgang tot zonsondergang. Het landgoed is opengesteld in het kader van de Natuurschoonwet. Deze publieke openstelling is bij de notaris vastgelegd tot het jaar 2041. Sinds mei 2021 is Gedenkbos De Spinder een stichting.
